Vissa uttalanden rörande en polismyndighets användning av ett visst formulär vid förfrågningar från massmedier

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern gör vissa uttalanden men vidtar ingen åtgärd i ärendet.

Ärendet

RM, som är redaktionschef på Nya Wermlands-Tidningen, har i en skrivelse hit ifrågasatt ett visst förfarande hos Polismyndigheten Värmland som enligt honom innebär att frågor från journalister registreras. Till anmälan har fogats ett formulär som enligt RM förväntas fyllas i av vakthavande befäl vid polismyndigheten när en journalist vänder sig till myndigheten med en fråga.

Polismyndigheten har på Justitiekanslerns begäran yttrat sig i ärendet. I yttrandet, till vilket har fogats ett yttrande från polismyndighetens informationschef YC, anförs bl.a. följande.

”Polismyndigheten Värmland tar regelbundet emot en stor mängd frågor från media. […]

Under mars månad år 2005 ökade samtalen från media kraftigt och den särskilt avsatta telefonlinjen som polismyndigheten har för att snabbt kunna besvara frågor från media räckte inte till. […] Frågan uppkom från ledningskommunikationscentralen om vi inom polismyndigheten kunde vidta åtgärder för att på ett bättre sätt kunna kommunicera med media. Det uppdrogs åt vår nya informationschef, YC, att se över våra informationsrutiner samt våra kontakter med media. YC […] avsåg att ta kontakt med media för att diskutera frågor rörande hur vi kan skapa goda relationer mellan media och polismyndigheten samt hur vi kan öka vår förståelse för varandras arbeten. Eftersom YC var ny på tjänsten och ny i kontakterna med media i Värmland togs ett formulär fram i syfte att underlätta för YC i hennes arbete med att utreda mängden samtal och för att i nästa steg kunna kontakta rätt tidning och/eller TV och få en större klarhet i medias behov av vår information så att vi kunde komplettera våra infomationsrutiner ytterligare.

[…]

Enligt polismyndighetens mening har formuläret tagits fram enbart i syfte att underlätta för YC i hennes arbete med att kunna kontakta rätt tidning och TV. Polismyndigheten har inte tagit fram formuläret i något annat syfte än att få klarhet över vilka medier som särskilt skulle behöva kontaktas för att inleda en dialog över hur vi kunde förstärka våra informationsrutiner mot medierna. Polismyndigheten har heller inte använt sig av formuläret med syfte att efterforska vem den enskilda journalisten eller reportern är eller vilket syfte han har haft med sin begäran att utfå allmän handling.

Nämnda formulär har polismyndigheten betraktat som en handling som under ärendets handläggningsprocess skall användas av informationschefen som en minnesanteckning, i enlighet med 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen. Det vill säga minnesanteckningen har utgjort ett nödvändigt minnesstöd för att informationschefen skulle kunna handlägga det henne ålagda uppdraget.

Om det senare skulle visa sig att informationen i denna minnesanteckning även skulle kunna gagna polismyndighetens fortsatta kontakter med massmedia, kan den då i digital form upprättade handlingen först komma att prövas jämlikt personuppgiftslagens bestämmelser. Men för närvarande utgör aktuell handling endast en minnesanteckning på sätt ovan beskrivits.

[…]”

RM har beretts tillfälle att lämna synpunkter på polismyndighetens yttrande.

Justitiekanslerns bedömning

Det ifrågavarande formuläret har varit avsett att användas av vakthavande befäl hos Polismyndigheten Värmland när telefonsamtal från journalister tas emot. Formuläret innehåller ett schema för anteckningar om vilken typ av frågor som journalister hos vissa angivna tidningar, nyhetsbyråer, radio- och tv-kanaler m.m. ställer till myndigheten. Således finns det i formuläret kolumner avseende olika kategorier av frågor som kan ställas; t.ex. ”dagens aktuella händelserapport”, ”annan dags aktuella händelserapport”, ”annat brott som ej finns i händelserapport?” och ”annat?”. I ytterligare en kolumn kan den person som fyller i formuläret besvara ”du godkänner att du citeras?”. Nedtill i formuläret finns rutor som kan fyllas i med uppgifter om ”Journalistens namn (om möjligt)”, ”VB som mottar samtalet (initialer räcker)” samt klockslag. Slutligen ges instruktionen att ett formulär skall användas per samtal.

Jag prövar i ärendet huruvida formuläret och dess användning är förenligt med dels anonymitetsskyddet enligt 2 kap. 14 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen, dels meddelarfrihetens princip vilken är fastslagen i 1 kap. 1 § tredje stycket TF och 1 kap. 2 § yttrandefrihetsgrundlagen (YGL).

Enligt 2 kap. 14 § tredje stycket TF får en myndighet inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut.

Varken innehållet i formuläret eller vad som har upplysts om användningen av det ger enligt min mening stöd för slutsatsen att polismyndigheten därigenom har efterforskat eller försökt efterforska vem som i ett visst fall har begärt att få del av uppgifter ur allmänna handlingar eller vilket syfte vederbörande har haft med sin begäran. Formuläret kan inte heller anses innefatta en uppmaning till vakthavande befäl att göra några sådana efterforskningar. Vid sådana förhållanden, och med beaktande av vad polismyndigheten har uppgett om att formuläret har tagits fram inom ramen för en översyn av formerna för myndighetens kontakter med media och i syfte att förbättra dessa, finner jag inte skäl att uttala någon kritik mot polismyndigheten för användningen av formuläret med avseende på bestämmelsen i 2 kap. 14 § tredje stycket TF.

Enligt såväl TF som YGL tillförsäkras alla en rätt att till bl.a. massmedierna meddela uppgifter och upplysningar i vilket ämne som helst, dock med vissa i grundlagarna närmare angivna undantag för främst vissa sekretesskyddade uppgifter (1 kap. 1 § tredje stycket TF och 1 kap. 2 § YGL). Denna meddelarfrihet omfattar också rätten att uppträda anonymt vid kontakter med massmedierna. Rätten till anonymitet skyddas bl.a. av det s.k. efterforskningsförbudet, som innebär att det allmänna inte får efterforska vem som har lämnat ett meddelande för publicering annat än i de speciella fall som framgår av respektive grundlag (3 kap. 4 § TF och 2 kap. 2 § YGL). För de anställda i staten och kommunerna är efterforskningsförbudet av särskild betydelse eftersom det alltså hindrar att arbetsgivaren försöker efterforska vem som har lämnat uppgifter till exempelvis en tidning.

Formuläret innehåller som nämnts rutor där vakthavande befäl kan ange sina initialer och när samtalet mottogs. Avsikten har varit att ett formulär skall användas per inkommande samtal. Detta medför i praktiken att ett vakthavande befäl som följer instruktionerna kommer att ange varje telefonsamtal från någon journalist som han eller hon har haft och vid vilka tidpunkter samtalen har ägt rum. Vidare finns i formuläret en kolumn för uppgift om vederbörande har godkänt att han eller hon citeras. Genom att välja något av alternativen för kategorier av frågor kommer ett vakthavande befäl också att ge en, om än knapphändig, upplysning om vad samtalet har handlat om. För det fall polismyndigheten inte skulle ha klargjort för personalen att användningen av formuläret är frivilligt, riskerar en rutin som den förevarande att få till följd att ett vakthavande befäl som inom ramen för meddelarfriheten och utan arbetsgivarens vetskap önskar lämna upplysningar till exempelvis en tidning inte upplever sig kunna upprätthålla sin rätt till anonymitet. Jag vill mot bakgrund av det anförda erinra om betydelsen av att användningen av formulär som det förevarande sker på frivillig basis och att formuläret utformas på ett sätt som inte inskränker meddelarfriheten.

Polismyndigheten synes ha haft ett vällovligt syfte med rutinen att vakthavande befäl skall använda sig av formuläret. Utifrån rapporteringen har myndigheten avsett att föra en dialog med representanter för olika medier i syfte att förbättra och effektivisera kontakterna mellan myndigheten och medierna. Det har vidare inte framkommit annat än att formuläret har utarbetats i samförstånd med de anställda vid myndigheten som tjänstgör som vakthavande befäl och att användningen har varit frivillig. De anställdas meddelarfrihet kan inte anses ha inskränkts genom formuläret. Sålunda finner jag inte skäl att heller från meddelarfrihetssynpunkt uttala kritik mot polismyndigheten för användningen av formuläret.

Jag avslutar ärendet med de påpekanden som har gjorts ovan.