Justitiekanslern uttalar kritik mot Livsmedelsverket för brister i diarieföringen av vissa ärenden m.m.

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern uttalar kritik mot Livsmedelsverket för brister i diarie-
föringen av vissa ärenden m.m.

Ärendet

Bakgrund

Vid granskningen av Livsmedelsverkets ärendeförteckning för år 2012 påpekade Justitiekanslern vikten av att diarieföra avslutande åtgärder så snart som möjligt för att undvika att avslutade ärenden stod öppna i diariet. I övrigt fann Justitiekanslern inte skäl att vidta någon åtgärd med anledning av ärendeförteckningen.

Under 2013 övergick Livsmedelsverket delvis till ett nytt diarieföringssystem och under inledningen av 2014 införde Livsmedelsverket, för att säkerställa att handläggningen inte i onödan skulle dra ut på tiden och att avslutade ärenden stängdes, en rutin med regelbundna genomgångar av ärenden som var äldre än sex månader. Ett stort antal ärenden kunde avslutas hos Livsmedelsverket i januari och februari 2014. Vid granskningen avseende Livsmedelsverkets ärendeförteckning för år 2014 konstaterade Justitiekanslern att myndigheten överlag verkade ha bra ordning och god kontroll när det gällde diarieföring och ärendehantering.

Vid en sin genomgång av ärendeförteckningen för 2015 uppmärksammade Justitiekanslern dock åter brister. Bland annat hade vissa äldre ärenden (inledda år 2003 och framåt) tillkommit i Livsmedelsverkets ärendeförteckning jämfört med året dessförinnan. I flertalet av dessa ärenden verkade någon åtgärd inte ha registrerats under de senaste åren. Livsmedelsverket förklarade att brister i det nya dokumenthanteringssystemet hade medfört att ärendeförteckningen för 2014 hade fått tas fram genom manuella utdrag, och att den mänskliga faktorn gjort att listan inte blev fullständig. En teknisk lösning för att rätta till bristerna i systemet hade dock nu genomförts och var i bruk, vilket förklarade att äldre ärenden tillkommit i 2015 års ärendeförteckning jämfört med tidigare år. Livsmedelsverket framhöll att rutinen för genomgång av öppna och äldre ärenden på verket fortsatt hade tillämpats och att Livsmedelsverket hade gjort punktinsatser för att följa upp, och via avdelningscheferna uppmana, handläggarna att avsluta de ärenden som var avgjorda.

Justitiekanslerns avslutade, trots de brister som kommit fram, sin granskning av 2015 års ärendeförteckning utan att uttala någon kritik mot Livsmedelsverket. Detta skedde bl.a. mot bakgrund av det tekniska förbättringsarbete som pågick hos Livsmedelsverket, men som bedömdes inte fullt ut hunnit få praktiskt genomslag. Justitiekanslern framhöll dock att en utgångspunkt var att Livsmedelsverket även fortsatt skulle tillämpa de rutiner som verket beskrivit för att säkerställa att färdigbehandlade ärenden avslutas. Justitiekanslern fann också skäl att betona vikten av att åtgärder registreras, så att senast vidtagna åtgärd kan utläsas i ärendeförteckningen.

Granskningen av årets ärendeförteckning

Livsmedelsverket har under våren 2017 kommit in med en förteckning över de ärenden som har kommit in till myndigheten före den 1 juli 2016 men som inte hade avgjorts vid 2016 års utgång.

Efter en första granskning av förteckningen begärde Justitiekanslern kompletterande upplysningar beträffande ett urval av äldre ärenden (sammanlagt sjutton ärenden, varav ett inletts 2008, fyra inletts 2011, fyra 2012 och åtta 2013). De efterfrågade ärendena hade det gemensamt att de den senaste åtgärd/inkomna handling som angetts i dem hänförde sig till 2013 eller tidigare.

Av de upplysningar som Livsmedelsverket lämnade framgick bl.a. följande. I vissa av de ärenden som Justitiekanslern frågat om hade åtgärder vidtagits efter den senaste åtgärd/handling som framgår av ärendeförteckningen. Tio av de sjutton ärenden som upplysningarna avsåg hade numera avslutats. Samtliga dessa tio ärenden borde enligt verket ha avslutats tidigare.

Livsmedelsverket lämnade också vissa allmänna uppgifter om rutiner m.m. avseende diarieföring och uppföljning. Verket anförde följande.

Under hösten 2017 beräknas uppdateringen av diariet Public 360° slutföras så att det går att följa upp ansvaret för ärenden i enlighet med verkets organisationsstruktur. Rutinen för att följa upp gamla ärenden har tillämpats med påminnelser till handläggare inför halvårsskiftet och årsskiftet om vikten av att avsluta ärenden korrekt. Vissa utbildningsinsatser har genomförts för att administratörer på avdelningarna ska kunna hjälpa och följa upp att ärenden avslutas korrekt. Uppföljning av vissa öppna äldre ärenden och grupper av ärenden har gjorts av registrator och jurist. Särskilda utbildningsinsatser i form av e-utbildning för handläggare är under framtagning. Avsikten är att justera rutinen så att uppföljning av ärendenas åldersstruktur enklare kan ske på lämplig chefsnivå.

Justitiekanslerns bedömning

Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL) ska allmänna handlingar som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Brister i det avseendet kan innebära att offentlighetsprincipen motverkas, eftersom allmänheten inte får kännedom om vilka handlingar som finns i ärendena och om ärendena har avslutats eller inte.

Det måste vidare framhållas att en god diarieföring är en förutsättning för en fungerande intern kontroll av verksamheten. Genom att löpande kontrollera vilka ärenden som är öppna i diariet kan både ledningen och enskilda hand-läggare se om något ärende inte har avslutats trots att så borde ha skett.

Som framgått har det under tidigare år förekommit brister i Livsmedelsverkets diarieföring, bestående bland annat i att ärenden inte har avslutats trots att så borde kunnat ske och att vidtagna åtgärder i ärendena inte har registrerats. Sedan Justitiekanslern påtalat bristerna har Livsmedelsverket bedrivit ett förbättringsarbete. Arbetet framstår som omsorgsfullt och verkar ha lett till bl.a. att flera öppna ärenden har kunnat avslutas. Detta är naturligtvis positivt.

Även vid granskningen av årets ärendeförteckning har det dock upptäckts icke obetydliga brister beträffande registrering av åtgärder och – framförallt – avslut av ärenden. I ett antal fall framstår det, utifrån de närmare upplysningar som Livsmedelsverkets lämnat, som att ärenden stått öppna under lång tid (flertalet år) efter att de borde ha kunnat avslutas. För detta kan Livsmedelsverket inte undgå kritik.

Med detta beslut avslutas granskningen av årets ärendeförteckning.

Av det Livsmedelsverket anfört framgår att verket avser att fortsätta sitt arbete för att förbättra diarieföringen. Verket bör i samband med att ärendeförteckningen överlämnas hit nästa år redogöra för hur det arbetet har utvecklats och fortskridit.