Kritik mot Migrationsverket för brister i omhändertagandet och diarieföringen av inkomna domar och beslut

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern riktar kritik mot Migrationsverket för brister i omhändertagandet och diarieföringen av inkomna domar och beslut.

Ärendet

Bakgrund

Vid Justitiekanslerns granskning av Migrationsverkets ärendehantering år 2017 kom det fram att förvaltningsdomstolarna under år 2012 hade meddelat domar eller beslut i fem ärenden, där Migrationsverkets beslut hade överklagats. Enligt utdrag ur Migrationsverkets diarium hade domarna/besluten diarieförts hos verket under år 2012. De aktuella domarna och besluten hade dock kommit berörd enhet hos verket tillhanda först under år 2017.

Utredning

Justitiekanslern begärde ett yttrande från Migrationsverket för att utreda bl.a. denna fråga.

I yttrandet anförde Migrationsverket i huvudsak följande. Domarna från förvaltnings­rätten hade inte kommit berörd enhet hos verket tillhanda förrän i januari 2017. Eftersom domarna inte diarieförts kunde ärendena inte avslutas förrän år 2017. Vid arbetet med ärendeförteckningen som verket skulle lämna in till Justitiekanslern i slutet av år 2016 konstaterade Bosättnings- och statsbidragsenheten att de hade ett antal öppna ärenden som inkommit till myndigheten flera år tidigare. I dessa ärenden hade Migrationsverkets beslut i ärendena överklagats till förvaltningsrätten. Verket tog kontakt med förvaltningsrätten och fick återkopplat att domar i dessa ärenden var meddelade. Förvaltningsrätten översände domarna som kom verket tillhanda i januari 2017. Ärendena hanterades enligt beslut i domarna och avslutades i verkets diarium i samband med detta. Vid inregistreringen i verkets diarieföringssystem hade registraturen, felaktigt, registrerat domarna som inkomna till myndigheten det datum de i själva verket var beslutade hos förvaltningsrätten och alltså inte det datum när de i realiteten inkom. Dessa datum har nu rättats till av registraturen.

Mot bakgrund av att de datum som Migrationsverket angivit som inkomst­datum i förhållande till de datum som förvaltningsrätten uppgett som datum för expediering av domarna beslutade Justitiekanslern att inleda ett särskilt tillsynsärende och hämta in ett kompletterande yttrande från Migrationsverket.

Av verkets kompletterande yttrande framgår i huvudsak följande. Enligt Enheten för anvisning av barn och statlig ersättning för nyanlända kom domarna in till registrator för avslut och arkivering i januari 2017 på grund av att en handläggare på enheten gick igenom äldre ärenden. Eftersom domarna saknades beställdes de in för att ärendena skulle avslutas innan handläggaren slutade sin anställning. Domarna skickades direkt till handläggaren och passerade inte registraturen. Om avkunnade domar inte mejlas till Migrationsverket, diarieförs de den dagen de kommer in av registrator. Eftersom domarna i tillsynsärendet saknades vid en efterkontroll, uppskattade registraturenheten först när de kunde tänkas ha inkommit från förvaltningsrätten. Därefter diariefördes de i januari 2017 den dagen de kom in till registraturen. Migrationsverket beklagar att domarna inte efterfrågades och diariefördes tidigare av Enheten för anvisning av barn och statlig ersättning för nyanlända. I fyra av domarna gjorde förvaltningsrätten ingen ändring i grundbeslutet. I ett ärende hade förvaltningsrätten i dom beslutat att återförvisa ärendet till Migrationsverket för förnyad handläggning. Domen kom in till Migrationsverket den 21 maj 2012. Domen överklagades till kammarrätten den 7 juni 2012. När kammarrättens beslut efterfrågades och kom in till verket i januari 2017 omprövade verket direkt sitt tidigare beslut (från juni 2011) och ändrade beslutet och beviljade kommunen den nekade ersättningen. Ärendet har därefter avslutats.

Mot bakgrund av Migrationsverkets uppgifter om att domarna/besluten kommit in till verket först under år 2017 beslutade Justitiekanslern att hämta in ett yttrande även från Förvaltningsrätten i Linköping.

Av förvaltningsrättens svar framgår i huvudsak följande. I ett ärende meddelade förvaltningsrätten dom, som överklagades av Migrationsverket. Kammarrätten meddelade slutligt beslut i juni 2012. Beslutet expedierades samma dag till Migrationsverket. Samtliga domar och beslut har expedierats till bl.a. Migrationsverket samma dag som de meddelades. Dom och beslut meddelas vanligtvis genom att de sänds till parterna per post. Även om expediering via fax förekommer och att expediering via e-post idag blir allt vanligare så finns det ingen anledning för förvaltningsrätten att tro att aktuella domar har skickats till Migrationsverket på annat sätt än via vanlig postgång. I 6 a § förvaltningsprocesslagen (1971:291) anges att om klagande är en part som företräder det allmänna ska överklagandet ha kommit in inom tre veckor från den dag förvaltningsrättens beslut meddelades. Konsekvenserna av den regleringen är att delgivning inte behöver ske. Inte i något av målen finns det någon anteckning om att domen eller beslutet har kommit i retur. 

Justitiekanslerns bedömning

Av utredningen framgår att domar och beslut i de fem aktuella ärendena har skickats till Migrationsverket genom vanlig post samma datum som de meddelades. Samtliga domar/beslut har således skickats till Migrationsverket under år 2012. Inga domar eller beslut har returnerats till förvaltningsdomstolarna.

Med utgångspunkt i dessa uppgifter har jag att utgå från att domarna och besluten expedierats i vederbörlig ordning och också kommit verket tillhanda redan under 2012. De har inte blivit registrerade i verkets diarium förrän de kom in på nytt till verket under år 2017.

Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen [2009:400], (OSL), ska allmänna handlingar som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Brister i det avseendet kan innebära att offentl­ighets­principen motverkas, eftersom allmänheten inte får kännedom om vilka handlingar som finns i ärendena och om ärendena har avslutats eller inte.

Diarieföring är i sig inte något absolut krav, se 5 kap. 1 § OSL. Av denna bestämmelse följer bl.a. att handlingar som inte omfattas av sekretess inte behöver registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de kommit in eller har upprättats.

Det ska vidare framhållas att en god diarieföring är en förutsättning för en fungerande intern kontroll av verksamheten. Genom att löpande kontrollera vilka ärenden som är öppna i diariet kan både ledningen och enskilda hand­läggare följa ett ärendes gång och exempelvis också se om något ärende inte har avslutats trots att så borde ha skett.

De aktuella domarna och besluten har inte diarieförts och de har uppenbarligen inte heller hållits ordnade på annat sätt. Domarna och besluten har tydligen kommit på avvägar inom myndigheten.

Jag noterar att de nu aktuella ärendena har blivit öppna i Migrationsverkets diarium trots att flertalet ärenden enligt vad som framkommit borde ha avslutats i samband med att domarna/besluten kom in till myndigheten. I ett av ärendena, där förvaltningsrätten hade beslutat att återförvisa ärendet till verket för förnyad handläggning, har den bristande hanteringen av kammarrättens beslut inneburit att den förnyade handläggningen inte påbörjats förrän i januari år 2017, då Migrationsverket omprövade och ändrade sitt tidigare beslut och därefter avslutade ärendet. Handläggnings­tiden har därmed fördröjts med ca 4,5 år, vilket inte är acceptabelt. I detta fall har dröjsmålet drabbat en kommun. Bristande kontroll av inkommande handlingar, i detta fall ett domstolsbeslut, riskerar emellertid även att leda till rättsförlust för enskilda.

De förklaringar som Migrationsverket har lämnat till de konstaterade bristerna i diarieföringen tycks delvis handla om problem i kontakterna mellan handläggare och registratur. Det är därför viktigt att verket vidtar informationsinsatser för såväl handläggare som registrator i syfte att förbättra diarieföringen. De brister som noterats skulle också ha kunnat rättats till tidigare om verket löpande hade kontrollerat att diariet inte innehöll öppna ärenden som borde ha avslutats. Justitiekanslern utgår från att verket med anledning av det som nu framkommit initierar ett grundligt arbete för att säkerställa att alla inkommande handlingar, t.ex. domar, diarieförs. Det ska särskilt understrykas att en korrekt ärendehantering inte bara är en fråga för varje enskild handläggare utan också en viktig ledningsfråga.