Diarienr: 5998-19-2.4.1 / Beslutsdatum: 20 feb 2020

Polisens hantering av begäran att ta del av allmänna handlingar - ett initiativärende

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern vidtar inte någon ytterligare åtgärd i ärendet.

Ärendet

Bakgrund

I ett skaderegleringsbeslut den 16 november 2018 gjorde Justitiekanslern uttalanden med innebörden att Polismyndigheten inte hade hanterat begäran om att ta del av en videofilm på ett korrekt sätt och i enlighet med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen (TF; Justitiekanslerns dnr 11197-17-4.3).

Utredningen i ärendet visade att det tog 21 dagar för Polismyndigheten att efterkomma den enskildes begäran om att få ta del av videofilmen. Det hade inte varit fråga om att ta fram ett större material eller att göra en mer omfattande sekretessprövning. Någon annan förklaring till dröjsmålet hade inte lämnats. Handläggningstiden ansågs därför vara oförenlig med det skyndsamhetskrav som följer av TF (2 kap. 12 och 13 §§ TF i dess dåvarande lydelse). Det framkom även att polisen initialt hade lämnat ett felaktigt besked om att någon videofilm inte fanns i ärendet. Sökanden nekades alltså tillgång till en allmän handling utan att det fanns grund för det.

I samband med att Polismyndigheten yttrade sig i ärendet kom det fram att myndigheten på egen hand bedriver ett aktivt arbete med att kvalitetssäkra ärenden om utlämnande av allmänna handlingar. Med hänsyn till frågans vikt såg Justitiekanslern emellertid, trots de åtgärder som redan hade vidtagits, anledning att fortsatt uppmärksamma Polismyndighetens hantering av allmänna handlingar.

Utredningen

Justitiekanslern har inhämtat ett yttrande från Polismyndigheten om vilka åtgärder myndigheten har vidtagit med anledning av uttalandena i beslutet. I yttrandet har sammanfattningsvis följande anförts.

Redan vid tidpunkten för Justitiekanslerns beslut pågick ett omfattande förändringsarbete vid myndigheten genom ett särskilt projekt. Vidare pågår ett löpande arbete med att förbättra hanteringen i den aktuella processen.

Utöver ärenden där en enskild är sökande omfattar både projektet och det löpande arbetet också hanteringen av begäranden om utlämnande av handlingar och uppgifter från andra myndigheter.

Inom ramen för det särskilda projektet har ett antal förbättringsåtgärder företagits och förslaget bereds för närvarande för beslut om genomförande. Förändringarna syftar bl.a. till att säkerställa att myndigheten i förhållande till enskilda lever upp till skyndsamhetskravet i TF och i alla avseenden i övrigt har en enhetlig och rättsenlig hantering. De organisatoriska förändringar som förslaget innebär är planerade att påbörjas under år 2020 och pågå med införandet av successiva förbättringar under två år. Följande förändringar föreslås.

  • En e-tjänst genom vilken sökanden kan framställa sin begäran om utlämnande av allmän handling eller uppgift ur allmän handling kommer att inrättas. Sökandena väljer förstås om de vill använda e-tjänsten eller något annat sätt för att framställa sin begäran. En e-tjänst förväntas innebära ett mer effektivt mottagande av begärandena om utlämnande, genom bl.a. att de till stor del blir automatiskt diarieförda och således kan fördelas ut snabbare till rätt handläggande enhet. Sökandena kommer genom e-tjänsten också få ledning när det gäller att beskriva vilka handlingar de önskar att ta del av. Även mottagandet av begäranden via övriga kanaler kommer att i så stor utsträckning som möjligt effektiviseras.

  • En central funktion kommer att inrättas för mottagandet och fördelningen av samtliga begäranden. Fördelningen av ärenden kommer att ske på ett effektivare sätt. Vid funktionen kommer även vissa utlämnandeärenden av mer omfattande karaktär att hanteras.

  • Ett digitalt arbetssätt kommer att införas i utlämnandeärenden.

  • Myndigheten kommer till stor del att avveckla sina mindre arkiv och förvara arkiverat material på färre platser. Därmed kommer också ansvaret för utlämnandeärenden rörande arkiverat material till största del ligga hos rättsavdelningen och sekretesshandläggare och arkivarier där. Även i övrigt kommer rättsavdelningen i större utsträckning att ansvara för utlämnandeärenden rörande handlingar och uppgifter i avslutade ärenden.

Under de förändringar som föreslås inom ramen för det särskilda projektet kan följande förändringsarbete nämnas.

Som ett led i att säkerställa att myndighetens medarbetare har tillräcklig kunskap om ämnesområdet offentlighet och sekretess och att denna kan vidmakthållas på ett bra sätt har ett arbete med att ta fram flera digitala utbildningar inom området initierats under året. Detta för att det alltid ska finnas utbildningar på området tillgängliga för den som önskar gällande de vanligaste frågeställningarna och handlingstyperna. Myndigheten ser också över hur medarbetare introduceras till området när de börjar sin anställning vid myndigheten och arbetar inom ramen för detta med att ta fram en ny interaktiv introduktionsutbildning. Även i övrigt arbetar myndigheten med att se över hur stödet till medarbetarna kan förbättras genom rutindokument, checklistor, mallar och liknande och ta fram sådant handläggningsstöd.

Vad gäller det aktuella kritikbeslutet har Polismyndigheten i ett informationsbrev som distribuerats per e-post och som gjorts tillgängligt på myndighetens intranät informerat om att myndigheten befunnits skadeståndsskyldig på grund av den bristfälliga hanteringen av det enskilda ärendet och vad bristerna bestod i, liksom uttalandena i tillsynsdelen. 

Det finns vidare redan idag utförliga styrdokument som beskriver hur en begäran om att ta del av en allmän handling ska hanteras vid myndigheten. (Se Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar [PM 2016:2] och Polismyndighetens handbok för offentlighet och sekretess, utlämnande av allmän handling och uppgift i allmän handling [PM 2016:67]). Det finns även utbildnings- och stödmaterial på Polismyndighetens intranät, Intrapolis.

Justitiekanslerns bedömning

Som framgår av utredningen och Justitiekanslerns beslut den 16 november 2018 har det förekommit brister vid Polismyndighetens hantering av begäran om utlämnande av allmänna handlingar, bl.a. att handläggningstiden överlag har varit för lång.

Polismyndigheten har på ett tillfredsställande sätt redogjort för såväl de åtgärder som redan har vidtagits som de insatser som kommer att genomföras i år och nästa år. Jag ser positivt på det arbete som pågår vid myndigheten för att komma tillrätta med de långa handläggningstiderna i utlämnandeärendena och finner mot den bakgrunden för närvarande inte skäl att vidta någon ytterligare åtgärd i ärendet.

Jag vill avslutningsvis framhålla att det är av värde om Polismyndigheten, efter att de planerade åtgärderna har genomförts och de nya hanteringsrutinerna har börjat tillämpas, gör en uppföljning och utvärderar om de vidtagna åtgärderna har haft önskad effekt.