Begäran om återlämnande av allmänna handlingar
Justitiekanslerns beslut
1. Justitiekanslern avslår GE:s begäran om att få tillbaka de av henne ingivna allmänna handlingarna i Justitiekanslerns ärende med dnr 4378-08-40.
2. Justitiekanslern anhåller att regeringen meddelar ett särskilt beslut om återlämnande till GE av de av henne ingivna allmänna handlingarna i Justitiekanslerns ärende med dnr 4378-08-40.
Ärendet
GE har i ett avslutat ärende hos Justitiekanslern rörande bl.a. vissa skadeståndsanspråk mot staten (Justitiekanslerns dnr 4378-08-40) begärt att få tillbaka de av henne ingivna originalhandlingarna.
Justitiekanslerns bedömning
Redogörelse för gällande rätt m.m.
I 12 § arkivlagen (1990:782) stadgas följande.
Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 11 §§ får en statlig myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av
1. lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, eller
2. särskilt beslut av regeringen.
Första stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.
I den tidigare gällande förordningen (1980:900) om statliga myndigheters serviceskyldighet m.m. fanns följande bestämmelse i 11 §.
En handling som har getts in till en myndighet i ett mål eller ärende, får inte återlämnas förrän målet eller ärendet avgjorts. Om originalhandlingen i ett sådant fall inte finns hos någon myndighet, får återlämnandet förenas med villkor om att bestyrkt kopia av handlingen ges in. Har målet eller ärendet avgjorts av domstol, får handlingen inte återlämnas innan avgörandet har vunnit laga kraft, om inte domstolen medger det och bestyrkt kopia ges in eller redan finns bland handlingarna.
Det har ansetts att denna bestämmelse gav myndigheter och domstolar utrymme att återlämna allmänna handlingar efter att ärenden hade avslutats.
Serviceförordningens tillämpningsområde omfattade dock bara domstolar och andra förvaltningsmyndigheter. Detta föranledde Riksdagens ombudsmän (JO) att hemställa hos Riksdagens konstitutionsutskott att ta initiativ till en motsvarande författningsreglering för JO. Så skedde genom betänkandet 1994/95:KU19, där ett förslag till tillägg i JO:s instruktion lades fram. Tillägget, som infördes i lagen (1986:765) med instruktion för Riksdagens ombudsmän genom att ett andra stycke lades till i 23 §, trädde i kraft den 1 januari 1995 och lyder som följer:
En handling som har getts in till Riksdagens ombudsmän i ett ärende, får inte återlämnas förrän ärendet avgjorts. Om originalhandlingen i ett sådant fall inte finns hos någon myndighet, får återlämnandet förenas med villkor om att bestyrkt kopia av handlingen ges in.
Serviceförordningen ersattes år 2003 av förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. Den fram till dess gällande 11 § serviceförordningen överfördes inte till den nya förordningen och inte heller till någon annan författning. Det finns således numera inte någon generell författningsbestämmelse som medger återlämnande av allmänna handlingar i vissa fall.
Nämnas kan att Regeringskansliet i sin instruktion har en särskild bestämmelse om återlämnande av allmänna handlingar. I 57 § förordningen (1996:1515) med instruktion för Regeringskansliet föreskrivs sålunda att handlingar i ett ärende som har slutbehandlats får återlämnas till den som har gett in handlingar bara om det är lämpligt med hänsyn till allmänna arkivsynpunkter och övriga omständigheter.
Någon liknande bestämmelse finns inte i förordningen (1975:1345) med instruktion för Justitiekanslern.
Det kan i detta sammanhang också nämnas att Riksarkivet, med stöd av 11 § 4 arkivförordningen (1991:446), har meddelat en föreskrift om återlämnande av handlingar från domstolar (RA-FS 2008:2). En förutsättning för att en handling ska kunna återlämnas med stöd av denna föreskrift är enligt 3 § att en s.k. ersättningskopia behålls hos domstolen. Justitiekanslern har för sin del hittills inte funnit något behov av en motsvarande föreskrift för sin verksamhet.
Bedömning
Anmälare framför ofta önskemål om att återfå originalhandlingar som de har gett in i ett ärende hos Justitiekanslern. En sådan begäran skulle i många fall kunna tillmötesgås utan att de intressen som tillgodoses genom arkivlagens föreskrifter om arkivbildning och arkivvård skulle åsidosättas. Ofta framstår det som orimligt att kopiera handlingarna i fråga. Justitiekanslern överväger därför att hos regeringen göra en framställning om författningsreglering varigenom Justitiekanslern skulle ges motsvarande författningsenliga rätt som Riksdagens ombudsmän och Regeringskansliet att återlämna ärendeanknutna handlingar efter det att ärendet i fråga har avslutats.
I det nu aktuella ärendet konstaterar Justitiekanslern att det inte finns någon föreskrift som ger Justitiekanslern rätt att återlämna allmänna handlingar. Justitiekanslern är därmed förhindrad att återlämna de av GE ingivna handlingarna. Det gäller i varje fall om det sker utan att handlingarna först kopieras. Att kopiera alla de ifrågavarande handlingarna ter sig inte rimligt. GE:s begäran ska därför avslås.
Enligt 12 § arkivlagen finns emellertid en möjlighet att begära att regeringen fattar ett särskilt beslut om att de till Justitiekanslern ingivna handlingarna får återlämnas till GE. Enligt Justitiekanslerns bedömning är detta ett fall där återlämnande bör kunna ske. Justitiekanslern anhåller därför att regeringen meddelar ett särskilt beslut om återlämnande till GE av de av henne ingivna allmänna handlingarna i Justitiekanslerns ärende med dnr 4378-08-40.