Initiativärende - rättelser av personuppgifter i domstolarnas ärendehanteringssystem "Vera"

Justitiekanslerns beslut 

När en dom eller ett beslut rättas med nuvarande funktioner i Vera sker detta genom ett separat rättelseblad som läggs till den undertecknade originalhandlingen i dom- och beslutsboken. Det finns då en risk att rättelsen och den ursprungliga texten i domen inte alltid hanteras som en helhet. Det saknas även idag en rättelsefunktion i Vera som gör att man, på motsvarande sätt som är möjligt beträffande den fysiska originalhandlingen, kan anteckna rättelsen i direkt anslutning till en felaktig eller ofullständig personuppgift på det elektroniska dokumentet i Vera. Enligt Domstolsverket finns det idag ingen möjlighet att helt säkerställa att informationen i Vera i alla delar överensstämmer med den fysiska originalhandlingen. Det är enligt verket först när man har elektroniska original som sådana risker kan elimineras. Strävan efter elektroniska originaldomar är en viktig utgångspunkt i Domstolsverkets pågående utvecklingsarbete. 

Justitiekanslern konstaterar att det finns vissa brister när det gäller Domstolsverkets rutiner kring rättelser av domar som kan drabba enskilda och medföra att staten blir skadeståndsskyldig. Justitiekanslern finner, mot bakgrund av vad som framkommit i ärendet, inte skäl att nu vidta några ytterligare åtgärder. Justitiekanslern förutsätter dock att Domstolsverket fortsätter arbetet med utvecklingen av de rättsliga och funktionella förutsättningarna för att kunna införa elektroniska originaldokument. Eftersom regeringskansliet har en viktig roll när det gäller att få till stånd de rättsliga förutsättningarna för elektroniska originaldokument översänds detta beslut till Justitiedepartementet för kännedom. 

Ärendet 

Bakgrund 

Justitiekanslern meddelade den 16 november 2016 ett beslut i vilket en person beviljades kränkningsersättning om 3 000 kr på grund av felskrivningar i en dom (enligt 9 och 48 §§ personuppgiftslagen [1998:204], fortsättningsvis PUL). De aktuella felskrivningarna bestod i att målsägandens namn förväxlats med den tilltalades namn på ett antal ställen i domen, bl.a. under rubrikerna ”Yrkanden” och ”Domskäl”. Tingsrätten beslutade om rättelse av de oriktiga uppgifterna. Rättelserna gjordes för hand i originaldomen och elektroniskt i målhanteringssystemet Vera. 

Justitiekanslern noterade vid hanteringen av skadeståndsärendet att originaldomen som sparats i domboken och den elektroniska domen som lagrats i Vera efter rättelserna inte längre var identiska med varandra. Till originaldomen i domboken har fogats ett rättelseblad och därefter har vid respektive felskrivning överstrykningar gjorts och rätt namn har skrivits dit för hand. I den elektroniska domen i Vera finns inga rättelser införda i texten i själva domen utan rättelsen är gjord genom ett rättelseblad, som kommer upp som en första sida när domen öppnas i Vera. 

Justitiekanslern beslutade mot den här bakgrunden att inleda ett särskilt initiativärende för att undersöka om de rutiner som gäller för rättelser av domar säkerställer att versionen i Vera överensstämmer med den undertecknade originalhandlingen och om rutinerna står i överensstämmelse med bestämmelserna om rättelse av personuppgifter enligt PUL.   

Justitiekanslern förelade först Domstolsverket och därefter Datainspektionen att inkomma med yttrande i frågan. 

Domstolsverkets yttrande 

Domstolsverket har lämnat en redogörelse för hur rättelser av felaktiga uppgifter i domar går till, både i originaldomen och i Vera, samt anfört i huvudsak följande. 

Domen är den undertecknade originalhandlingen med ett bestämt innehåll och utseende. I Vera ska det finnas ett dokument som har samma innehåll som det skriftliga originalavgörandet. 

Rättelsefunktionen i Vera är utformad för att möjliggöra rättelser av avgöranden enligt de processrättsliga regelverken men funktionen kan användas även för att rätta felaktiga eller ofullständiga personuppgifter. Funktionen är emellertid inte optimal i detta avseende eftersom rättelsen inte görs i direkt anslutning till den felaktiga eller ofullständiga personuppgiften. Så länge det rättade avgörandet behandlas som en helhet bedömer Domstolsverket dock att det tillräckligt tydligt framgår att avgörandet har rättats och på vilket sätt. Domstolsverkets uppfattning är att metoden i tillräcklig utsträckning tillgodoser kraven i 28 § PUL. 

När en dom har rättats med nuvarande funktioner i Vera så finns det emellertid en risk för att rättelsen och den ursprungliga texten i domen inte alltid hanteras som en helhet. Det finns inga sätt att genom tekniska kontroller eller liknande helt säkerställa att informationen i alla delar är överensstämmande. Det är först när man har elektroniska original som sådana risker kan elimineras. Strävan efter elektroniska originaldomar är en viktig utgångspunkt i Domstolsverkets pågående utvecklingsarbete. I avvaktan på rättsliga förutsättningar för elektroniska originaldomar och funktionalitet som stöder sådana får Domstolsverket överväga om ytterligare förändringar av rättelsefunktionaliteten i Vera behöver göras för att säkra en bättre överensstämmelse med ett rättat originalavgörande. 

Datainspektionens yttrande 

Datainspektionen har tagit del av Domstolsverkets yttrande och därefter anfört i huvudsak följande. 

Datainspektionens bedömning är att kravet på rättelse i 9 och 28 §§ PUL i sig inte hindrar att Domstolsverket har olika sätt att rätta en felaktig personuppgift, d.v.s. elektroniskt i Vera och mekaniskt i originaldokumentet. Inte heller har Datainspektionen något att invända mot att rättelsen i Vera anges i ett rättelseblad och att rättelsen i originaldokumentet antingen kan genomföras med anteckning direkt i dokumentet eller med ett rättelseblad. Det viktiga är att det finns tillförlitliga rutiner, inbegripet en kontrollfunktion, som säkerställer att rättelserna stämmer överens med varandra. Det är också viktigt att den korrekta rättsliga grunden framgår tydligt av rättelsen. 

Justitiekanslerns bedömning 

Rättsliga utgångspunkter 

Bestämmelser om rättelse av domar och beslut finns i 17 kap. 15 § respektive 30 kap. 13 § rättegångsbalken. Bestämmelserna i 17 kap. avser tvistemål och bestämmelserna i 30 kap. avser brottmål. Bestämmelser om rättelse av domar och beslut återfinns också i förvaltningsprocesslagen (1971:291) och förvaltningslagen (1986:223). (Bestämmelser om rättelser finns även i andra författningar.) 

Bestämmelserna i rättegångsbalken innebär i allt väsentligt att domstolen får besluta om rättelse av exempelvis skrivfel och räknefel. Beslutet ska om möjligt antecknas på varje exemplar av det avgörande som rättats. Rättelser kan således bli aktuellt både vad avser personuppgifter men även andra uppgifter i en dom. 

Bestämmelsen om att rättelsen om möjligt ska antecknas på varje exemplar av det rättade avgörandet torde ha sin bakgrund i den betydelse en dom har och att det därmed är angeläget att det inte cirkulerar olika versioner av en dom. Rättelsen ska först och främst göras på originalet; ifråga om domar på det exemplar som finns i domboken. Vidare ska även om möjligt kopior av domen förses med anteckning om rättelsen. Kopior av en dom kan emellertid ha fått en sådan spridning som kan göra det mer eller mindre ogörligt för domstolen att få tillgång till samtliga kopior som expedierats för att göra en anteckning om rättelsen. 

Som Domstolsverket framhåller i sitt yttrande kan rättelse ske på så sätt att texten i originaldomen förses med en anteckning om rättelsen i direkt anslutning till felaktigheten eller, om rättelsen är så pass omfattande att läsbarheten försvåras, domen förses med ett rättelseblad. De anteckningar som görs i originaldomen kan emellertid inte föras in i den version av domen som ligger i Vera; syftet med det systemet är inte heller att scanna eller på annat sätt lägga in originaldomen i systemet. 

När det gäller behandling av personuppgifter och rättelser av sådana uppgifter finns särskilda bestämmelser i PUL. Vid behandling av personuppgifter i domstolarnas rättskipande och rättsvårdande verksamhet gäller sedan den 1 januari 2016 domstolsdatalagen (2015:728) och domstolsdataförordningen (2015:729). 

Enligt 2 § andra stycket domstolsdatalagen gäller lagen för sådan behandling av personuppgifter som helt eller delvis är automatiserad. Genom att domar infogas i målhanteringssystemet Vera är det fråga om sådan hantering som omfattas (jfr 5 § PUL [se prop. 2005/06:173 s. 23 och jfr RH 2008:87]). 

Domstolsdatalagen hänvisar i 5 § punkt 3 och 6 till PUL:s bestämmelser om de grundläggande kraven på behandling av personuppgifter och om rättelse. 

De grundläggande kraven på behandlingen finns i 9 § PUL. Enligt 9 § första stycket h ska den personuppgiftsansvarige vidta alla rimliga åtgärder för att rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen. 

Enligt 28 § PUL är den personuppgiftsansvarige skyldig att på begäran av den registrerade snarast rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med PUL eller föreskrifter som har utfärdats med stöd av lagen. Det framgår inte av PUL vilken av de alternativa metoderna som ska väljas i olika situationer. Det är i princip den som ska göra korrigeringen som får välja själv (jfr prop. 1997/98:44 s. 86 f.). 

Institutet rättelse kan användas när en felaktig uppgift kan ersättas eller kompletteras med en uppgift som är korrekt. Kan inte det rätta förhållandet utrönas får uppgiften istället utplånas eller blockeras. Det är upp till den personuppgiftsansvarige att avgöra hur rättelsen ska göras (se Personuppgiftslagen – En kommentar, Zeteo, den 2 oktober 2017). Enligt Datalagskommittén är det enda kravet att om den felaktiga uppgiften inte utplånas ska det i alla sammanhang klart framgå att den felaktiga uppgiften har ersatts av eller kompletterats med en annan uppgift och vilka de rätta förhållandena är (SOU 1997:39 s. 217 f.). 

Bedömning 

När en rättelse görs för hand i originaldomen framgår det klart att en uppgift varit felaktig och har ersatts med en ny. När det gäller en rättelse som enbart gjorts genom ett rättelseblad finns det däremot en risk att det inte i alla sammanhang klart framgår att den felaktiga uppgiften har ersatts eller kompletterats med en annan uppgift. Detta kan t.ex., som Domstolsverket anfört, bli fallet om rättelsebladet inte hanteras tillsammans med resten av domen. 

Genom den stora spridning som elektroniska domar kan få torde risken för att rättelsebladet och domen inte hanteras tillsammans vara större när det gäller versionen i Vera än vid hantering av originaldomar. Det kan också antas att det vid spridning av elektroniska domar oftare för allmänheten inte klart framgår att en uppgift har rättats.

Det är uppenbart ett problem om originaldomen och den elektroniska version som finns i Vera inte har samma utseende. I förhållande till bestämmelserna i PUL instämmer jag dock i Datainspektionens bedömning, d.v.s. att kravet i de aktuella bestämmelserna inte i sig hindrar att Domstolsverket har olika sätt att rätta en felaktig personuppgift. 

Sammantaget instämmer jag i Domstolsverkets bedömning att det finns vissa brister i rutinerna kring rättelser av domar och beslut och att det finns en risk att rättelser enbart genom rättelseblad inte alltid räcker för att uppfylla kraven på rättelse enligt PUL. Särskilt besvärligt kan det bli i fråga om rättelser i själva domslutet. 

Som ovan angetts överväger Domstolsverket mot den bakgrunden om ytterligare förändringar av rättelsefunktionaliteten i Vera behöver göras för att säkra en bättre överensstämmelse med ett rättat originalavgörande. Det pågår också ett utvecklingsarbete som syftar till att införa elektroniska originaldomar bl.a. med beaktande av de förändringar som kommer att följa av EU:s dataskyddsförordning och den föreslagna brottsdatalagen. Jag finner därför inte skäl att nu vidta några ytterligare åtgärder. 

Med tanke på den betydelse domar och beslut som domstolar meddelar har överlämnar jag en kopia av mitt beslut till Justitiedepartementet.